Vous souhaitez rester en lien avec les établissements d’enseignement, favoriser l’insertion professionnelle de jeunes recrues et profiter de compétences à moindre coût en accueillant un ou plusieurs stagiaires au sein de votre entreprise, voici quelques clés et conseils pour éviter les écueils de la réglementation.

# 1 – Quelle différence avec un emploi salarié ?

Le postulat de départ : un stage n’est pas un emploi. Le stagiaire n’est pas lié par un contrat de travail et n’a pas le statut de salarié, et vous ne devez en principe retirer aucun profit direct de la présence d’un stagiaire au sein de votre entreprise.

Une convention de stage ne peut donc en aucun cas être conclue pour :

• exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent ;
• faire face à un accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise ;
• occuper un emploi saisonnier ; ou encore
• remplacer un salarié absent ou dont le contrat est suspendu.

En effet, les stages correspondent à des périodes temporaires de mise en situation en milieu professionnel aux fins d’acquisition de compétences professionnelles et de mise en œuvre des acquis de la formation des stagiaires en vue de l’obtention d’un diplôme ou d’une certification (article L. 124-1 du Code de l’éducation).

NB : Il est interdit de confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité.

# 2 – Les deux règles d’or de l’accueil de stagiaires en entreprise

Une durée maximale de stage :

• La durée du ou des stages effectués par un même stagiaire dans votre entreprise ne peut excéder 6 mois par année d’enseignement.
• L’accueil successif de stagiaires au titre de conventions de stages différentes, pour effectuer des stages dans un même poste, n’est possible qu’à l’expiration d’un délai de carence d’un tiers de la durée du stage précédent.

Un nombre maximal de stagiaires au sein de votre entreprise :

Le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile dans votre entreprise ne peut excéder :

• 15% de l’effectif dans les organismes d’accueil dont l’effectif est au moins égal à 20 (le nombre de stagiaires par rapport à l’effectif étant arrondi à l’entier supérieur) ; et
• 3 stagiaires pour les organismes d’accueil dont l’effectif est inférieur à 20.

# 3 – Quelle est la « durée de travail » applicable à votre stagiaire ?

Votre stagiaire se voit appliquer les règles applicables aux salariés de votre entreprise en ce qui concerne :

• les durées maximales quotidienne et hebdomadaire de présence ;
• la présence de nuit ;
• le repos quotidien, le repos hebdomadaire et les jours fériés ; et
• la grossesse, la paternité ou l’adoption.

Un conseil : n’omettez pas de décompter les durées de présence de votre stagiaire (par exemple au moyen de badges).

# 4 – A partir de quand devez-vous verser une gratification à votre stagiaire ?

Une gratification doit obligatoirement être versée pour tous les stages en entreprise lorsque la présence du stagiaire est supérieure à 2 mois au cours de l’année d’enseignement scolaire ou universitaire, c’est-à-dire :

• plus de 44 jours de présence, consécutifs ou non, pour un horaire de 7 heures par jour ;
• ou plus de 308 heures de présence, même de façon non continue, sur la base d’une durée journalière différente.

En deçà de cette durée le versement d’une gratification reste facultatif et soumis à « négociation » entre vous et votre stagiaire.

NB : si la gratification est due (légalement ou volontairement), elle l’est mensuellement, à compter du premier jour du premier mois de la période de stage (et non pas à partir du seuil des 2 mois de stage).

# 5 – Quel montant de gratification ?

Le montant de la gratification, à verser mensuellement, doit être précisé dans la convention de stage.

Ce montant peut être fixé par la convention de branche ou par accord professionnel étendu.

A défaut, vous devez verser une gratification minimale à votre stagiaire. Il doit percevoir, par heure de présence, une gratification au moins égale à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale qui est de 25 euros en 2018. Ainsi la gratification minimale par heure de présence est de 3,75 euros pour 2018.

A titre d’exemple, pour un stage de 6 mois débutant en janvier 2018 pour une durée quotidienne de 7 heures, dont 154 heures ont été effectuées en janvier (i.e. 22 jours), vous devrez verser à votre stagiaire au titre du mois de janvier une gratification minimale de 577,50 euros.

Un conseil : rapprochez-vous de la personne qui établit vos bulletins de paie et n’hésitez pas à utiliser le simulateur de calcul de l’administration.

Bonus : deux options de versement sont possibles : (i) un versement selon le nombre d’heures réellement effectuées chaque mois ou (ii) un lissage mensuel de la gratification due pour la totalité de la durée du stage (permettant le versement d’une somme identique chaque mois).

NB : si la rémunération versée ne dépasse pas le montant horaire minimal, elle est exonérée de charges sociales pour l’organisme d’accueil et pour le stagiaire (la CSG et la CRDS ne sont pas dues). Au-delà du minimum légal elle est en revanche soumise à cotisations et contributions sociales au-delà du seuil de franchise, calculées sur la fraction excédentaire (différence entre le montant réellement versé et la franchise de cotisations). La gratification est exonérée d’impôt sur le revenu dans la limite du montant annuel du Smic.

# 6 – L’arrivée du stagiaire au sein de votre entreprise

Le préalable est la signature de la convention de stage, cadre juridique obligatoire liant le stagiaire, votre entreprise ainsi que l’établissement d’enseignement. Celle-ci prévoit en particulier les droits et obligations des parties, la ou les activités confiées ou encore les modalités de suspension et de résiliation de la convention. A noter également que des mentions obligatoires prévues réglementairement devront être stipulées dans la convention (spécialement l’identité du tuteur au sein de l’entreprise).

Bonus : dès le stade de la rédaction de la convention, n’omettez pas la problématique du transfert des droits de propriété intellectuelle attachés aux créations et inventions réalisées par vos stagiaires. Ces droits ne sont en effet jamais automatiquement cédés à la société (voir notre article dédié).

Bien que votre stagiaire ne soit pas pris en compte dans l’effectif de votre entreprise, vous avez toutefois l’obligation d’inscrire, dans une partie spécifique de votre registre du personnel, les noms et prénoms de vos stagiaires, leurs dates de début et de fin de stage, ainsi que le nom et prénom de leur tuteur et ce dans l’ordre d’arrivée des stagiaires.

NB : ces informations devront être conservées pendant 5 ans à compter de la date à laquelle votre stagiaire aura quitté l’entreprise.

Les points positifs :

• vous n’avez pas à procéder à la déclaration préalable à l’embauche ;
• votre stagiaire est automatiquement affilié à la sécurité sociale par son établissement d’enseignement ;
• le tuteur que vous désignez peut superviser jusqu’à trois stagiaires en même temps.

Un conseil : assurez-vous que votre ou vos assurances couvrent les dommages causés ou subis par vos stagiaires.

# 7 – Et si vous souhaitez recruter votre « collaborateur de demain » :

L’embauche de votre stagiaire à l’issue de son stage (au moyen par exemple de la signature d’un contrat de travail à durée indéterminée – voir notre modèle type ici pour les entreprises soumises à la convention collective « Syntec ») peut avoir des conséquences tant en ce qui concerne la période d’essai que s’agissant de la question de l’ancienneté :

Impact sur la période d’essai :

Si vous recrutez votre stagiaire dans un délai de 3 mois à l’issue d’un stage intégré à son cursus pédagogique réalisé lors de sa dernière année d’études, deux cas de figure se présentent :

• si vous recrutez votre stagiaire à un poste qui correspond aux activités qui lui avaient été confiées au cours de son stage, la durée du stage sera déduite intégralement de la période d’essai ;
• tandis que si les activités sont différentes, la durée de son stage sera déduite de la période d’essai sans que cela ait pour effet de réduire cette dernière de plus de la moitié (sauf accord collectif prévoyant des stipulations plus favorables).

Impact sur l’ancienneté du stagiaire recruté :

Lorsque vous recrutez votre stagiaire à l’issue d’un stage d’une durée supérieure à 2 mois, la durée de ce stage est prise en compte pour l’ouverture et le calcul des droits liés à l’ancienneté.

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N’attendez pas qu’un conflit ou qu’un contrôle survienne pour mettre en place une véritable politique d’accueil et de suivi des stagiaires et ainsi minimiser les risques de requalification en contrat de travail et/ou d’amende administrative (pouvant aller jusqu’à 4.000 euros) en cas de manquements à la réglementation.

Un dernier conseil : n’hésitez pas à consulter le guide pratique des stages étudiants du Ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation